為了提高出納相關系統以及外務相關系統的運用效率，事務管理主管本身，必須充分理解系統所配備的機能。再者，在出納系統裡，基本上操作人員必須忠實地執行操作。
舉例來說，利用出納系統進行兌換時，首先要進行原幣金額的現金收取處理，然後再指定符合該原幣金額的面額幣種，進行付款操作。大家不妨思考一下這項操作，乍看之下，操作邏輯只有兩種，因此和人工作業的兌換比較起來，感覺似乎是在浪費時間。但是，在執行兌換金額的收款處理，以及兌換不同幣別付款操作時，全部都是高速的自動處理，因此，毫無疑問地還是利用該系統比較有利。此外，在兌換業務裡，一定要使用兌換委託單來進行系統操作。如此也可完全防止採用人工作業進行現金出納時，因為經常發生的兌換錯誤而所造成的現金錯誤計算意外。
另外，以追求有效利用出納系統的對策來說，對於外務負責人帶回的現金，可依據每位客戶、每件交易，在收取客戶現金的地方，將現金封入透明塑膠製的收款袋等後帶回，不打開這個收款袋，由外務負責人交給出納系統操作員，並利用出納系統來進行處理。如此一來，即可讓外務負責人在回行後，不需再進行現金整理作業。再者，以這個方法運用出納系統時，出納負責人即使在關閉當天的結帳後，還是可以再打開系統，進行時間後處理並且作為翌日帳。
另外，運用這種方式也可作為高峰日前一天的活用對策。接著，在這個出納系統裡，可利用他行票據區分成「他1、他2、他3鍵」來統計所收取的他行票據。因此，只要將這個合計金額當作提出金額使用，即可完成交換提出事務的省力化。最後，在這個系統裡，可由使用者自由設定的「運用」模式鍵有合計A、合計B、合計C的區分鍵，使用這些鍵以及「計算」模式鍵，將是促進出納事務合理化的重點。至於具體的各鍵使用方法如下。
首先，合計A是將客戶委託的兌換金額以提款的金額來做兌換，但是當兌換金額的幣種不確定或是收款帳戶不確定，即會被當成現金的暫付款處理。至於合計B，如果當成文件交換提出傳票的計算區使用，就可省略匯兌中心提出時的統計作業。另外，合計C是將翌日交易的幣種比例，當成前一日付款準備金管理來使用。接著，將「計算」模式鍵使用於從客戶處帶回的現金金額不確定的存款，依據銀行計算的結果來決定存款金額，也就是統計所謂的依據應有金額委託的現金時使用。因此，「計算」模式鍵所計算的金額，不直接加到一般計算的餘額裡，而是暫時保留在該系統的記憶區。等到向客戶報告計算結果後，就可從暫時保留記憶納入一般的計算記憶區。這時候，「計算」模式鍵所計算的計數金額可以直接算入總計。因此，就不需要再一次進行總計算。
以上各種機能，是根據使用者自由判斷運用而延伸出來，但是這些機能也是可以依據使用者的活用狀況，來追求系統有效運用的事項。因此，關於各機能的事項必須在引進機器時進行檢討，藉以確立運用體制。再者，出納系統有內建「時鐘機能」，因此，當在每件交易結束時，交易結束時刻都會列印在日誌上。也因此，當以後需要調查交易時刻時，就可以充分活用。