【簡報的原則】
1. 一分鐘須完成兩頁的報告, 故單頁的簡報內容不可太複雜, 每頁約 50 個字.
2. 必須使用會議主題 (Agenda) 來引導內容.
3. 盡可能以 「圖形」或「表格」, 方式呈現. (因為人類對於圖像的記憶深度遠超過文字)
4. 為達到上項要求, 所欲呈現的簡報內容, 必須經過「分析」及「歸納」, 切勿雜亂彙集.
5. 說重點, 故每頁使用的文字忌諱長篇大論.
6. 為了讓聆聽者得留下深刻印象, 簡報所欲強調的重點不要超過三項, 避免處處都是重點.
7. 注意「起承轉合」, 使用什麼主題出發, 就使用什麼主題結束.
8. 儘量提到幾位聽眾的姓名.
9. 忌諱個人的脫口秀, 沒有互動的報告是一場 0 分的簡報, 讓聽者想要提問, 表示他對你的主題產生興趣.
10. 「你所知道的」與「你所應該表達的」, 是有很大的差異, 這是科技人做簡報最常犯的錯誤.
11. 舉例說明可以引用「故事」或「實事」, 但切勿使用政治話題.
12. 適度的「幽默」, 是簡報的興奮劑, 讓聽者有重頭到尾毫不冷場的感覺, 但不要全場都在談笑風生.
13. 對聽眾要打從心裡的尊重.
14. 簡明扼要─愈沒有信心，愈容易瞎掰.
15. 辯解的議題，多用「YES─ BUT─ AND」.
【簡報的時間】
1. 10分鐘以下, 僅能傳達 1~2 個理念, 勿貪「多」
2. 20~30分, 須掌握聽眾的水準, 才能深入淺出.
3. 40分鐘, 教育形式的簡報, 內容不怕多, 但怕水準不夠.
4. 任何簡報都不要超過 1 個小時, 如有這個須要, 就辦場 Training, 而非 Presentation.
【簡報的器材】
1. 投影機 -> 簡報前先詢問場地的主人有無此設備, 縱使有, 最好也自行攜帶平時熟悉的設備, 好的開始是成功的一半, 約翰就曾經有過一開場就因設備問題, 延誤了將近 20 分鐘, 聽者多半已沒耐心, 再好的內容也是枉然.
2. 書面資料 -> 代表尊重, 但也是「分心」的機會.
3. 光筆 -> 引導聽者聚焦的工具, 要善用.
【分析簡報的對象】
1. 根據對象調整內容
-> Key Man (參加人員)
-> Background(知識背景)
-> Age/ Level(年齡/階層)
-> Interest(興趣所在)
-> Understand(了解程度)
-> Size(參加人數)
2. 見人說人話,見鬼說鬼話
要以聽眾的立場準備報告, 而非自己想說什麼, 所以事前的溝通與咨詢很重要.
【簡報的個人特質】
1. 把想法或理念賣出去之前, 要先把自己賣出去.
2. 儀容 -> 男：西裝(深色), 襯衫(白) ; 女：套裝﹑裙子 ; 取下無用的裝飾品和用品
3. 姿勢 -> 切勿搖頭晃腦, 身體四處走動, 宜小幅度變換姿勢
4. 語調 -> 運用不同的聲調技巧, 抑揚頓挫
5. 情緒 -> 適度的緊張, 可以讓自己更有戰鬥力; 上緊發條也是讓自己更有自信的準備.
6. 整潔、俐落、誠懇、自信
【成功簡報的關鍵因素】
1. 態度/形象 佔 58%
2. 聲音 佔 35%
3. 內容 佔 7%
故我們應該把時間用在準備９３％的關鍵因素－聲音﹑態度﹑形象
【簡報的事後檢討】
1. 找出這次做簡報成功的地方
2. 反省有機會改進的地方
3. 訂立下次做簡報需改進的行動計劃
【簡報的自信】
想要做一場具有說服力的簡報, 除了符合上述原則之外, 更要有充沛的自信心, 藉由每一次的簡報,
逐漸塑造出自己的風格, 以前有一位企管顧問公司的總經理跟我說, 高階經理人有一種特有的魅力,
是無法透過各種 Training 得來的, 它不算是一種天份, 但卻是一個門檻, 有人一跨就過,
但有人卻怎麼努力也做不來; 而簡報者的自信就有這麼一道看不見的門檻, 如果你常跑各種演講場合,
一定有這種感覺, 當某位演講者上了舞台之後, 尚未開口就已經氣勢磅礡, 全場譁然!!!
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