國際專案管理論壇 2007 年台灣盛會

By johnchen , 15 November 2007

Dear friends,

上週約翰去參加了一個國際性的活動，名為「國際專案管理論壇IPMF 2007」，這次大會應邀參加的如Dr. David Frame、Dr. Jerry Brightman等大師級的專案經理人，所有的Speaker都是來自於世界各地不同產業的菁英、最具專業化、國際化能力的佼佼者。

舉辦地點在晶華酒店，與會貴賓座無虛席，可說盛況空前。

若各位很可惜不能親自參加這三天的盛會，那約翰要讓各位在本週的專欄裡滿載而歸！看看這三天每人要價NT$ 17,000元的研討會到底討論了些什麼？如果跟大師們握手價值1,000元；合影留念價值2,000元；面對面問題研討價值3,000元那各位看完今天約翰整理的菁華應該也可以賺到NT$ 11,000吧！約翰場場都有錄音，但礙於智慧財產權沒有辦法上網提供下載，以下就摘要各位演說者的重點… 若沒有時間看完全部的精彩內容，就直接跳到底下《約翰的Notes》

主題目：敏捷專案管理: 重新思考PMBOK, CMM, ISO 9000及其他標準

演說者：J. Davidson Frame, PhD, PMP

PERT在26年前發展出來、WBS在40年前發展出來、PMI在38年前發展出來、PMBOK在56年前就有了！但帝國大樓在這些更早之前就建好了，那時候都還沒有專案管理及方法，為何能在短短的時間建築好這棟大樓？

Davidson要我們重新思考專案管理的方法…

  1. 應該使用敏捷（Agile）的方法去完成。
  2. 以每天為單位去反應現況。
  3. 反覆不斷的步驟重覆一直執行並檢討。
  4. 先執行重要的事情，其它的留在較後面階段再做。

主題目：台灣高速鐵路計畫的實現

演說者：歐晉德博士 台灣高鐵 執行長 Dr. Chin-Der Ou CEO

  • 1987年可行性評估 > 1990年成立籌備處 > 1992政府通過此投資案 > 1993年開規劃專案 >
  • 1994年中央政府總預算通過 > 1996年以B.O.T的方式發包 > 1997年選擇台灣高鐵公司
  • 2000年開始以323 Billion台幣的聯貸案開始建構

專案管理的策略…

1. Civil Works 2. Track Works 3. Station 4. Depots 5. Core System 6. Advanced Work

風險管理的策略…

  1. ICE, Independent Checking Engineers – 獨立檢查工程師
  2. ISE, Independent Site Engineers – 獨立據點工程師
  3. Independent Verification & Validation – 獨立驗證與確認
  4. Risk Management by Contractors – 風險管理外包

系統保證策略… (確保系統的 Reliability / Availability / Maintainability / Safety)

  1. Quality Assurance (ISO 9000)
  2. RAMS Analysis (EN 50126)
  3. Verification Process & Management Method

高鐵的完工與啟用，也帶動了鐵路沿線周邊的經濟繁榮及房地產的旺盛!

主題目：發現之旅–鄭和七次下西洋之成功專案

演說者：熊培霖博士 PMP國際專案管理學會台灣分會 理事長

1405年7月11日海洋上第一次出現了如此大規模的船隊，由明朝永樂皇帝派遣由鄭和率領的團隊，在此後的28年間七次下西洋，出訪了東南亞、南亞、西亞，遠至阿拉伯地區和東非，歷經亞非30多個國家和地區，史稱〝鄭和下西洋〞，那麼他的專案計畫為何呢？

  1. Shipbuilding – 建造船隊
  2. Crew/Soldiers Recruiting & Training – 徵召士兵並加以訓練
  3. Acquisition of Domestic Goods for Exchange – 獲取可以交易的貨物
  4. Supply & Logistics Management – 補給及物流的管理
  5. Fleet Management – 艦隊管理

在鄭和的專案裡我們可以學習到

  1. 永遠要考慮成本效益
  2. 內部的鬥爭與政治因素可以摧毀專案的成就
  3. 當老闆(Sponsor)及專案經理(PM)離開後，這專案將會失敗
  4. 資源的衝突將會導致較低的結案率
  5. 不管專案多麼成功的導入，假如專案記錄不能回饋或移轉給組織，那專案應被考慮成失敗

主題目：敏捷法對專案管理與系統工程之衝擊

演說者：周祥東博士 博鴻國際專案管理顧問 技術總顧問

為什麼要使用敏捷法管理專案？就是要做到流程極小化，價值極大化！專案失敗的9大因素…

  1. 溝通不良
  2. 所須資源不足
  3. 不切實際的時程
  4. 不確定的專案需求
  5. 不被專案成員認同
  6. 未定義好專案成功的條件
  7. 不切實際的預算
  8. 不足夠或沒有執行風險管理
  9. 流程變更及需求管理控制不良

敏捷專案管理方法的三大核心

  1. Timely – 以較短的反覆確認流程進行可靠的商業交付
  2. Delivery – 高優先及較重要的功能先行交付，並與專案成員之間協同合作
  3. Improvement – 藉由成員或客戶的回饋持續不斷改善作業流程

主題目：「軟體即服務(SaaS)式」企業專案管理

演說者：Avinoam Nowogrodski CEO, Clarizen

SaaS的全名是Software as a Service，亦即所有的軟體都可以變成一種服務放在Internet上，

這麼一來有以下的好處…

  1. 客戶不用安裝軟體
  2. 客戶不用採購硬體
  3. 也不須要實際的維護團隊
  4. 所有的服務可以立即上手使用
  5. 不用關心軟體升級問題

以下有兩個著名的案例就是如此…

  1. Salesforce.com
  2. Amazon.com

專案團隊的投入等於專案的成功，分以下4點說明…

  1. 對客戶立即產生效果
  2. 專案團隊間的所有資訊全部包含
  3. 藉由參與的方式專案成員彼此分享資訊
  4. 毫不費力，任何時間任何地點都能存取最即時的資訊

主題目：複雜IT計畫風險管理成功的故事-亞洲案例

演說者：Khor Soon Kheng, PMP Chair, Asia Pacific Region, PMI IT&Telecom SIG

藉由整合型的國際機場系統來說明風險管理的重要及管理方法。

傳統的機場具有以下的子系統…

  1. Airline-1, Airline-2 – 許多不同的航班動線
  2. Government – 必須向政府傳達飛航班次
  3. Departure – 出境資訊系統
  4. Aviation Telexes – 航空用電報系統
  5. Baggage – 旅客行李資訊系統
  6. Flight Display – 航班資訊系統
  7. Public Announcement – 公用廣播系統
  8. Internet – 網際網路用以更新航班資訊
  9. Others – 還有其它許許多多的系統

如果你是專案經理將要如何將這些系統整合成一個可供運作的資料中心 (Airport Operational DB)

一般缺少專案管理經驗及知識的經理人可能會犯以下的錯…

  1. “Paper Talk” – 也就是拿網路上別人的資料以 ”Copy” & “Paste” 將專案計畫書做完
  2. 沒有按照WBS來執行專案，Project Plan只是好看而已
  3. “One Time versus Continuous Effort” – 也就是說某一項WBS上的Work Package是一直努力付出才能做好的，而非做一次就草草結束!

另外，亦提及組織可能對專案風險產生不良影響，例如…

  1. 投資者（Sponsor）最大，他們說了算數，而忽略了專業。
  2. 複雜的專案關係人（Stakeholders）可能造成有些風險你無法完整揭露。例如專案中有人是總經理或董事長的皇親國戚！

PMBOK裡談及風險處理的四大原則…

  1. 避開（Avoid）
  2. 減緩（Mitigate）
  3. 移轉（Transfer）
  4. 接受（Accept）

當你遇到時沒有一個標準的答案可以套用在每一種不同的狀況！

主題目：成功IT專案的虛擬團隊管理

演說者：Joseph Chou, PMP Senior Program Manager, IT, Juniper Networks

一個虛擬團隊的建立，必須利用以下三種基礎…

  1. People – 人員
    • 熟知自己的角色及責任
    • 記住自己的承諾
    • 與團隊一起成長
    • 協同合作關係
  2. Process – 流程
    • PMBOK
    • PRINCE2（英國官方的專案管理知識，改天另闢單元為各位說明）
    • ITIL
    • CMMI
    • SDLC
  3. Tools – 工具
    • Groupware（協同運作的軟體，像是MS-Exchange / Novell Groupwise …等都是）
    • Instant Messaging（MSN / ICQ / SKYPE…..等）
    • Video Conference（網路上現在有一種Webex的Internet網路會議）
    • Email

建立虛擬團隊是有一些考量的…

  1. Cost Saving – 節省成本
  2. Talents and Skills – 需要有傑出優秀的專業人士
  3. Technology Advancement – 較進階的技術導向

如何領導一個虛擬團隊

  1. 建立清楚的目標
  2. 有效率的溝通機制
  3. 建立互信（約翰認為這點是最最最重要的）
  4. 建立起專案團隊的文化及禮節

主題目：創造持續的全球競爭優勢–建構學習型組織

演說者：Jerry Brightman, DBA, MBA, AB, President, Leadership Group

如建構一個優質的學習型組織

  1. Self Awareness – 先要自覺，先認清自己
  2. Creating Shared Vision – 創造共同的願景
  3. Challenging and Changing Mental – 挑戰及改變現有的想法
  4. Team Learning – 團隊學習（因為Learning is Creating）
  5. System Thinking – 系統思考，要看事情的全貌而非單一構面

主題目：專案組合管理的承諾與陷阱

演說者：Ray Ju, PMP, MBA, MAL, GC, Leadership Architect, Get IT, LLC

首先我們先來定義一下專案組合管理…

  1. Align goals & priorities – 讓目標與優先順序一致化
  2. Strategic projects – 策略性專案才放進來
  3. Interdependencies – 專案之間有相互依賴性的
  4. Risk Mitigation – 想要移轉風險的專案
  5. Resource Management – 想要進行整體的資源管理

在此演講者提出一個案例，如果一家兒童醫院要建立一個可以改善小孩與母親的服務，且這家醫院的IT團隊具有CMMI Level 2的認證，而且也已有了年度預算，資訊人員的執行能力很好，此專案由IT單位主導，那麼他們應該怎麼做？

  1. Workflow Process – 必須先弄清楚所要提供服務的流程為何？
  2. Informed and Intelligent Decision Making – 藉由一些智慧型的決策方法及工具, 例如…
    • Crystal Ball
    • Art and Science
    • Set Expectation
    • Magic Quadrant（待會兒就是要用此方法）
    • Trend Analysis
  3. Rank First and Prioritize – 將所有的流程及功能進行評分並分出優先等級
  4. Balanced Scorecard – 產生一個平衡計分卡，就能發現那些是要先執行的專案
  5. Business Cases – 就會像以下這樣子…
    • Proposal Summary
    • Measurable Benefit / ROI
    • Cost: Capital + Operation = TCO
    • FTE and Consulting Resources (FTE是Full Time Equivalent，拿來計算工時成本用的)
    • Sponsor Approval
    • Capital Budget Committee
      (記得：專案經理不能只看專案本身，還要關心財務狀況)

企業的變革會產生4個「C」…

  1. Communicate – 應該要建立好的溝通管道
  2. Collaborate – 應能建立共同的利益
  3. Coordinate – 應能在一起工作
  4. Celebrate – 能夠分享彼此成功的喜悅

《約翰的Notes》

看完了上面的重點摘要，各位應該會對專案管理有另一番不同的思維…..

專案管理的良莠不在於「方法」的引用是否落實，而在於「人們」如何去善加使用，PMP也好、CMMI也罷、乃至於各種國際標準組織所定義出來的流程，不論你視為珍寶；還是拋出九霄雲外，在你執行專案的當下你就是無法避的遠遠的，舉幾個實例，各位一定會有感覺…

  1. 老闆(Sponsor)叫你先做了，之後再補簽呈或事後再簽約???
  2. 這個專案只有三個月，成員就2~3位，快趕完這個案子吧???
  3. 官僚體制下的專案文件管理，寫了一堆看都沒人看的文件，只為了符合流程而作???
  4. 專案成員彼此互不和睦及情緒化的專案經理，形成了溝通的障礙???
  5. 面試的時候，專案管理都很重要；進公司上班時，這些武功唯一的用途就是寫在「專案建議書」裡，所謂強大的專案團隊的那個章節???
  6. ……還有更多你已經遇到的狀況!!!

以上，如此疊床架屋的專案管理，怪不得我們的國際競爭力一直在下滑，也讓那些嚮往專案管理工作或是躍躍欲試此證照的人望而卻步，因為他們不知道這些知識到底有什麼用？只曉得拿來找工作比較好用一點，但真是如此嗎？

既然專案管理是一種方法亦是一種流程，那就與「人」有關係，又既然有人的因素在內，就必須不分角色，只要是專案成員（助理、工程師、分析師、程式設計師、土木工程師、建築師、經理人員…），都必須要接受專案管理的訓練，如此專案才能相互合作（Collaboration）完成。華為技術有限公司（Huawei Technologies）光是具有PMP認證的員工就有3,000人以上，但並不代表他們公司有3,000位PM，只要是華為參與在專案裡面的員工就必須要接受此訓練，因為他們公司有一種組織名為「Huawei University」就是在協助員工具備各種知識及技能。各位可以上網調查一下這家公司這兩年來的成長狀況，或許已經有人知道了，只能用十分驚人來形容。 以下是約翰這五六年來，從接觸、知道、學習、體驗、再到體會，畫下了以下的PM策略地圖…

綜合上述，不論您扮演那一種PM或是專案團隊裡的那一種成員，專案有「啟始」一定就有「結束」，結案的目的不只是對工作的交代而已，也不是文件美美的一疊又一疊就行了，更不是甲乙雙方吃個飯，就可以把沒做完的事情忘的一乾二淨！！！還記得PMBOK怎麼說嗎？一個真正成功的專案須要具備什麼要素？

  1. Fitness of Use – 滿足使用者可使用的所有功能。
  2. Lessons Learned – 因專案執行的過程中學習到的一些可繼承的經驗。
  3. 還有一點……就是在專案初期的可行性分析(Feasibility Study)時，我們一直在財務構面評估專案，就是要為公司獲取利潤（Profitable）。

說了那麼多，不知道大家有何感覺？

明年2008三月3日～5日雪梨會再度舉辦此類盛會，若您已經是PMP了，不去參加很可惜；若您已經是PMI會員也很建議去參加，若兩者都還不是，仍然可以報名！希望大家都能藉由國際專業專案經理人的交流，獲取更多的專案經驗並提升專案管理能力！

誰應該要參加這類的盛會，以下列舉說明….

  1. 專案經理人 (Project Managers)
  2. 計劃主持人 (Program Managers)
  3. 財務長 (Chief Finance Officers / Finance Directors / Finance Professionals)
  4. 資訊長 (Chief Information Officers / IT Directors / IT Professionals)
  5. 工程師 (Engineers)
  6. 建築業經理人 (Construction and Building Managers)
  7. 顧問 (Consultant)
  8. 講師 (Trainers)
  9. 人事主管 (HR Directors)

PMI Global Congress 2008 – Innovating Project Management to Improve Business Results

記得喔！請在你的行事曆上註記好這3天～

約翰真的花了很多時間寫這篇文章，就是希望跟大家一起學習～

本週約翰時間又Delay了，最近實在太忙碌了，祝各位週末愉快，約翰福音，阿門～

John Chen *^_^*